De SaaS-gids: trends, tools en best practices

Met de wereldwijd verplichte remote working periode in 2020 en de verwachtingen dat we ook na Corona gemiddeld meer thuis blijven werken, zal SaaS alleen maar belangrijker worden in het digitale ecosysteem van bedrijven. Het is echter van belang om niet zomaar allerlei SaaS oplossingen te gaan gebruiken en te integreren; ermee starten is makkelijk, maar er weer mee stoppen als het niet de juiste keuze bleek te zijn kost veel tijd (en mogelijk data).

Wat zijn de onderwerpen die we gaan bespreken?

In dit artikel leggen we eerst uit wat SaaS is en wijden wat verder uit over de verschillende soorten SaaS-producten die er bestaan. We laten daarnaast de 20 meest gebruikte SaaS-producten van dit jaar zien, en geven je een update over de belangrijkste SaaS-trends en ontwikkelingen voor 2021.

Wat is SaaS?

Software as a Service (SaaS) is een software distributiemodel waarbij de applicaties worden aangeboden via internet, en deze meestal via een cloud-oplossing centraal worden gehost. Dat betekent dat de gebruiker niet zelf de applicatie hoeft te installeren maar slechts hoeft in te loggen via de browser om de service te kunnen gebruiken. Omdat de software centraal wordt gehost en onderhouden zijn updates meestal automatisch en direct. Je hoeft verder niets te downloaden om een ​​SaaS-product te gebruiken. SaaS oplossingen ondersteunen delen van je bedrijfsproces en kunnen, mits juist geïmplementeerd, een integraal onderdeel zijn van zowel de ondersteunende als de primaire activiteiten in de digitale waardeketen van jouw bedrijf.

SaaS oplossingen kunnen zowel voor specifieke branches ontwikkeld worden, als voor (algemene) bedrijfsprocessen. We noemen dit verticale en horizontale SaaS:

• Verticale SaaS - dit zijn oplossingen die worden gebruikt voor de behoeften, doelen en pijnpunten van een specifieke branche, zoals toerisme, detailhandel of agentschappen.
• Horizontale SaaS - dit zijn producten die in alle bedrijfstakken en sectoren worden gebruikt en voorzien in een algemene zakelijke behoefte.

Soorten SaaS-producten

De implementatie van SaaS raakt alle afdelingen en het is niet langer enkel de verantwoordelijkheid van de IT afdeling om hier de juiste keuzes in te maken. SaaS is zo toegankelijk geworden dat iedereen in een bedrijf nieuwe apps kan kiezen, erop kan abonneren en deze kan implementeren. Cisco schat dat 75% van de online bedrijfsactiviteiten in 2021 via SaaS afgehandeld worden.Om de meest complete SaaS-stack te creëren, volgen hier de soorten SaaS-producten die het waard zijn om te overwegen in de bedrijfsvoering te integreren:

• Marketing - inclusief tools voor e-mailmarketing, ontwerp, sociale media, leadgeneratie en marketingautomatisering
• Verkoop - inclusief tools voor het zoeken en sluiten van deals
• Klantrelatiebeheer of CRM
• Klantenservice
• Ontwikkeling
• Voorstellen en contracten
• Financiën, administratie en facturering
• Gegevensverzameling en contactverrijking
• Analytics
• Activiteiten
• Communicatie en VoIP
• Project management
• E-commerce
• Evenementen

Veel SaaS-tools zijn multifunctioneel en kunnen meerdere van deze vakjes aanvinken, dus je hebt zeker niet voor elke activiteit/silo een tool nodig. Of je nu een paar applicaties gebruikt hebt of heel veel, het is belangrijk om de apps goed met elkaar te integreren en te synchroniseren om fouten en onvolkomenheden in data en gegevenssilo's te voorkomen. Dit is veelal nog steeds wel de verantwoordelijkheid van de IT afdeling, het ontwikkelteam of de digitale partner.

20 meest gebruikte SaaS-producten in 2021

Hier zijn enkele van de meest populaire SaaS-producten anno 2021:

• Slack - Samenwerkingssoftware om de gesprekken van uw team te centraliseren.
• Mailchimp - De beste e-mailmarketingsoftware volgens gebruikerstevredenheid op G2.
• Shopify - Het e-commerceplatform met alles wat je nodig hebt om online, op sociale media of persoonlijk te verkopen.
• SurveyMonkey - De populaire tool voor het maken en delen van enquêtes.
• HubSpot - Een van de meest populaire CRM's met een fantastisch gratis abonnement dat kan worden geschaald naar geavanceerde software voor verkoop, marketing en ondersteuning.
• ActiveCampaign - Een best beoordeelde marketingautomatiseringssoftware voor gebruikerstevredenheid die uw workflows en e-mailsequenties stroomlijnt.
• LastPass - De app die al uw wachtwoorden onthoudt, zodat u dat niet hoeft te doen.
• Zoom - Software voor online vergaderingen, webinars en vergaderruimten die enorm populair is geworden tijdens de golf van werken op afstand in 2020.
• G Suite - samenwerkings- en productiviteitsapps voor bedrijven van Google, waaronder Drive en Agenda.
• Jira - Voor agile teams om geweldige software te plannen, volgen en vrijgeven.
• Tableau - Maak verbinding met vrijwel elke database, gebruik slepen en neerzetten om visualisaties te maken en deel met één klik.
• DocuSign - Een gemakkelijke en snelle manier om uw documenten te laten ondertekenen.
• Canva - Maak prachtige ontwerpen met een paar klikken, of je nu een beginner of expert bent, een team of een individu.
• RingCentral - Een eenvoudig te gebruiken en krachtig telefoonsysteem met veel extra functies.
• Freshdesk - Intuïtieve, veelzijdige, betaalbare software voor klantenondersteuning waarop meer dan 150.000 bedrijven van elke omvang vertrouwen.
• Wootric - Customer Experience (CX) -beheersoftware om feedback te verzamelen via tools zoals NPS en CSAT.
• Xero - Prachtige zakelijke en boekhoudsoftware.
• Buffer - Plan uw social media-agenda op één plek; draai uw strategie om met inzichten over betrokkenheid.
• Trello - Veruit een van de gemakkelijkste tools voor taak- en projectbeheer om mee aan de slag te gaan.
• Pipedrive - Een verkoop-CRM gebouwd voor minimale input en maximale output.

SaaS-trends voor 2021

Wat verandert er in 2021 op het gebied van SaaS? Hier is een samenvatting van enkele van de belangrijkste SaaS-trends voor 2021 om rekening mee te houden.

1. Investeren in toekomstbestendige middleware
SaaS oplossingen zijn vaak direct met andere SaaS oplossingen te integreren. Echter, hiermee ontstaat er een afhankelijkheid die meestal niet gewenst is. SaaS oplossingen worden ook vaak nog los van elkaar gebruikt, data wordt dan niet gesynchroniseerd. Door te investeren in een middleware-platform sla je twee vliegen in één klap; de afhankelijkheid van SaaS oplossingen wordt kleiner; ze worden makkelijker vervangbaar. En het faciliteert de datastromen tussen de SaaS oplossingen en andere bedrijfsapplicaties en activiteiten, waardoor je efficiënter en doelgerichter kunt opereren. Met de toename van SaaS zullen de investeringen in toekomstbestendige architectuur via maatwerk middleware toenemen.

2. Analytics staat centraal
De afgelopen jaren zijn data en analyses een steeds groter aandachtspunt geworden in SaaS. Bedrijven investeren steeds meer in SaaS-applicaties voor business intelligence (Gartner voorspelt dat de gebruikersuitgaven voor dergelijke apps nog significant zullen groeien).

3. Focus op SaaS-stacks als geheel
Meer bedrijven dan ooit denken na over hun algehele tech stacks: de tools die ze gebruiken om hun activiteiten te ondersteunen en de klus te klaren. In 2021 zullen meer bedrijven nadenken over hoe hun stack beter geïntegreerd kunnen worden. Dit kan onder meer bestaan ​​uit het optimaal benutten van native integraties tussen apps en met name tweerichtingssynchronisatie met iPaaS of Integration Platforms as a Service, in essentie een overkoepelende suite voor cloud services om de onderlinge integratie tussen SaaS-producten te managen.

4. Meer automatisering
De jaarlijkse uitgaven voor marketing automatisering tools zullen naar verwachting in 2023 $ 25,1 miljard bedragen. Marketeers zeggen dat het grootste voordeel van automatisering tijdwinst is, en andere teams komen daar nu ook steeds meer achter. Meer bedrijven automatiseren processen voor klanttevredenheid en klantbehoud, en ze gebruiken vaak hun CRM om dit te bereiken. In 2021 zullen klant relatiebeheer en automatisering verder naar elkaar toe groeien.

5. Micro-SaaS
Micro-SaaS is gericht op nichemarkten en kleine maar toegewijde gebruikersbestanden. Micro-SaaS kan ook een onderdeel zijn van een groter SaaS-product, zoals Boomerang voor Gmail of Grammarly voor Google Docs.

6. Verticale SaaS start-ups
Verticale SaaS beschrijft een cloud computing-oplossing die is gemaakt voor een specifieke branche, zoals detailhandel, agentschappen of toerisme. Het biedt op maat gemaakte softwareoplossingen voor kleine niches die misschien nog niet eerder werden bediend, maar die nu een waardevol marktaandeel uitmaken. Hou wat dat betreft de ontwikkelingen voor jouw branche dus goed in de gaten.

7. Verbeterde klantervaring voor SaaS-gebruikers
Volgens Salesforce zegt 84% van de klanten dat de klantervaring die een bedrijf biedt net zo belangrijk is als zijn producten en diensten. Dit betekent dat als een gebruiker niet tevreden is, hij naar een concurrent zal gaan. Consumenten hebben op dat gebied nog nooit zo veel vrijheid en keuze gehad als nu. In 2021 zullen SaaS-providers hun klantervaring moeten blijven verbeteren om langdurige loyaliteit en aanbevelingen te winnen. De best beoordeelde SaaS-producten zijn niet per se degene met het beste product, maar de beste combinatie van product en klantenservice.

8. SaaS-bedrijven die aanvullende diensten en knowhow bieden
Omdat SaaS-bedrijven worden gestimuleerd om de beste klantervaring in hun markt te bieden, zoeken ze naar nieuwe manieren om verder te gaan. Op dit moment wordt bijna 19% van de cloud budgetten besteed aan diensten als cloud advies, implementatie, migratie en managed services. Gartner verwacht dat dit in 2022 zal toenemen tot 28%.

9. Hogere beveiliging met SaaS-producten
Al het gepraat over GDPR is sinds 2018 afgezwakt, maar de druk om privacy en beveiliging aan te scherpen is hoger dan ooit. Gebruikers verwachten dat SaaS-providers hun gegevens veilig houden en hun privacy voorkeuren respecteren. Als SaaS-merken dat negeren, kunnen ze te maken krijgen met schadelijke reacties op sociale media en recensie sites - om nog maar te zwijgen van hoge boetes. Een manier om beveiligingsrisico's te verminderen, is door SaaS-stacks te consolideren. Sommige bedrijven realiseren zich dat de diversiteit van een enorme SaaS-stack het verhoogde risico van elke nieuwe app niet waard is. Dit voedt de steeds groeiende vraag naar multifunctionele en zeer veilige SaaS-platforms.

Belangrijkste take-aways

Om de meeste waarde uit SaaS-producten te halen moet je kritisch blijven nadenken over je totale app-stack. Is het toevoegen van een nieuwe tool écht nodig? Wat winnen we ermee? Wat zijn de kosten op korte en lange termijn? Wat zijn de risico's van de specifieke tools voor onze bedrijfsvoering? Hoe passen de tools bij elkaar en vullen ze elkaar aan? Kunnen ze worden geïntegreerd?
Daarnaast is het goed na te denken over hoe je de afhankelijkheid van losse oplossingen kan minimaliseren; je wil vrij blijven om van applicaties te kunnen blijven wisselen. Denk na over de architectuur van je digitale eco-systeem en bouw als nodig de centrale laag zelf (middleware) om controle te houden over de datastromen en de afhankelijkheid van individuele applicaties te minimaliseren.